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Rechnung erstellen: Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben-Check

Rechnung erstellen: Vorlage ausfüllen, Positionen eintragen, PDF herunterladen. Summen werden Cent-genau je Steuersatz berechnet, die Pflichtangaben live geprüft. Alles läuft in Ihrem Browser – nichts wird hochgeladen.

Quelle: § 14 UStG, Umsatzsteuergesetz – Ausstellung von Rechnungen (Pflichtangaben, E-Rechnung/sonstige Rechnung). Stand: .

Absender (Sie)
Empfänger
Rechnungsdaten
Positionen
    Zahlung und Bemerkung
    Z. B. Grund einer Steuerbefreiung („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“) oder Skonto-Regelung.

    Summen

    Pflichtangaben-Check

      Wichtig: Dieses PDF ist keine E-Rechnung (kein XRechnung- oder ZUGFeRD-Format), sondern eine „sonstige Rechnung“. Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) sind sonstige Rechnungen wie dieses PDF noch bis 31.12.2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027; ab 2028 ist die E-Rechnung Pflicht. Ausgenommen sind laut BMF u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

      Freiwillig: Ihre Eingaben werden nur auf diesem Gerät (localStorage) abgelegt, nie an einen Server gesendet. Ohne Haken wird nichts gespeichert.
      Meine Toolbox

      Ergebnis

      So wird gerechnet

      So erstellen Sie eine Rechnung

      1. Oben das Land wählen, dessen Rechnungsregeln gelten sollen – der Pflichtangaben-Check richtet sich danach.
      2. Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum eintragen.
      3. Positionen erfassen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto und USt-Satz. Mit „+ Position hinzufügen“ kommen weitere Zeilen dazu.
      4. Summen und Checkliste prüfen, dann „PDF erstellen“ – die Datei wird direkt heruntergeladen.

      Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

      Eine vollständige Rechnung in Deutschland enthält: Name und Anschrift von Absender und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Die Checkliste prüft diese Punkte live gegen Ihre Eingaben und verlinkt jeweils die Vorschrift.

      Kleinbetragsrechnung: Bis 250 € Gesamtbetrag genügen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit Steuersatz. Das Tool erkennt das automatisch (nur bei Rechnungen in Euro).

      Kleinunternehmer: Mit Haken bei „§ 19 UStG“ wird keine Umsatzsteuer berechnet und der Hinweis auf die Steuerbefreiung auf das PDF gedruckt (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).

      So wird gerechnet (Rundung)

      Jede Position: Menge × Einzelpreis, kaufmännisch auf den Cent gerundet. Dann werden die Positionen je Steuersatz addiert und die Steuer einmal pro Steuersatz auf diese Summe berechnet und gerundet – nicht je Position. So passen Positionen, Zwischensummen und Gesamtbetrag immer zusammen. Beispiel: 10 Std. × 50 € = 500,00 € zu 19 % ergibt 95,00 € USt; 2 × 25 € = 50,00 € zu 7 % ergibt 3,50 € USt; Gesamtbetrag 648,50 €. Gerechnet wird mit ganzen Zahlen, sodass keine Gleitkomma-Fehler entstehen (3 × 0,335 € = 1,01 €, nicht 1,00 €).

      PDF-Rechnung und E-Rechnung

      Dieses Tool erstellt ein normales PDF – das ist keine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG, denn eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Laut BMF-FAQ gilt: Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit 01.01.2025. Ausstellen dürfen sie bei B2B-Umsätzen im Inland noch bis 31.12.2026 sonstige Rechnungen (Papier oder PDF), bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027. Ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr Pflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind davon ausgenommen; für Rechnungen an Privatkunden bleibt das PDF ohnehin möglich.

      Ihre Daten bleiben bei Ihnen

      Die Rechnung entsteht vollständig in Ihrem Browser, auch das PDF. Keine Eingabe wird an einen Server gesendet oder in die Adresszeile geschrieben. Wer die Daten für die nächste Rechnung behalten möchte, kann „Eingaben in diesem Browser speichern“ anhaken – dann liegen sie nur auf diesem Gerät und lassen sich mit einem Klick wieder löschen.

      Rabatte, Logo und andere Länder

      Rabatt je Position: Der Rabatt wird vom Positionsbetrag abgezogen und auf den Cent gerundet. 3 × 19,99 € mit 10 % Rabatt sind 59,97 € − 6,00 € = 53,97 €. Gesamtrabatt: Er wird je Steuersatz von der Nettosumme abgezogen, die Steuer wird danach berechnet – so stimmt die Aufschlüsselung nach Steuersätzen weiter.

      Logo: Ein Bild erscheint oben rechts auf der Rechnung. Es wird im Browser verkleinert, nicht hochgeladen und nicht gespeichert; nach dem Neuladen der Seite wählen Sie es erneut.

      Anderes Land: Für Länder ohne hinterlegte Quelle rechnet der Generator genauso, prüft aber keine Pflichtangaben und trifft keine rechtliche Aussage. Das PDF enthält echten, markierbaren Text und kein Wasserzeichen.

      Häufige Fragen

      Ist die Rechnungsvorlage kostenlos?

      Ja. Ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen und ohne Limit. Das PDF wird direkt in Ihrem Browser erzeugt.

      Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

      In Deutschland die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und -betrag. Die Checkliste im Tool zeigt, was noch fehlt.

      Ist das PDF eine E-Rechnung?

      Nein. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Im inländischen B2B-Verkehr ist sie noch bis Ende 2026 zulässig, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027; ab 2028 ist die E-Rechnung Pflicht (Quelle: BMF-FAQ E-Rechnung).

      Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?

      Haken bei „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ setzen. Dann wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, und der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ steht automatisch auf dem PDF.

      Kann ich verschiedene Steuersätze auf einer Rechnung verwenden?

      Ja. Jede Position hat einen eigenen USt-Satz (z. B. 19 % und 7 %). Die Summen werden nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen, wie es § 14 Abs. 4 UStG verlangt.

      Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?

      Nur, wenn Sie es ausdrücklich einschalten – dann ausschließlich im Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät. Mit „Gespeicherte Daten löschen“ ist alles wieder weg. An uns wird nichts übertragen.

      Kann ich Rechnungen für Frankreich oder Spanien erstellen?

      Ja. Wählen Sie oben das Land: Die Checkliste prüft dann die französischen Pflichtangaben (service-public.gouv.fr) bzw. die spanischen nach Real Decreto 1619/2012 und schlägt die dortigen Steuersätze vor.

      Kann ich Rabatte und ein Logo auf die Rechnung setzen?

      Ja. Jede Position hat ein Feld für den Rabatt in Prozent, dazu gibt es einen Gesamtrabatt. Ein Logo wählen Sie beim Absender; es bleibt im Browser und wird nicht gespeichert.

      Quellen und Rechtsgrundlagen

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