Checkliste Selbstständigkeit mit Steuer- und Meldefristen

Die Checkliste Selbstständigkeit rechnet ab Ihrem ersten Arbeitstag als Selbstständige oder Selbstständiger alle Melde- und Steuerfristen aus: Gewerbeanmeldung, Berufsgenossenschaft, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, jede Umsatzsteuer-Voranmeldung des ersten Jahres und die Steuererklärung – mit Paragraf, Häkchen und Kalenderdatei.

Quelle: § 14 GewO, Anzeigepflicht Gewerbe. Stand: .

Den Zeitraum legt das Finanzamt nach dem Fragebogen fest.

Die Kalenderdatei lässt sich in Google Kalender, Outlook und Apple Kalender importieren. Ihre Daten und Häkchen bleiben in diesem Browser – nichts wird hochgeladen.

  1. – Gesetzliche Frist

    Gewerbe anmelden

    Gleichzeitig mit dem Beginn beim Gewerbeamt der Gemeinde, vielerorts online. Die Gemeinde meldet an Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer und Berufsgenossenschaft weiter. Für manche Tätigkeiten (z. B. Gastronomie, Makler, Bewachung, zulassungspflichtiges Handwerk) brauchen Sie vorher eine Erlaubnis oder den Eintrag in die Handwerksrolle.

    Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 1 GewO

  2. – Gesetzliche Frist

    Berufsgenossenschaft informieren

    Binnen einer Woche nach Beginn an den zuständigen Unfallversicherungsträger: Art des Unternehmens, Zahl der Versicherten, Eröffnungstag. Bei Gewerbetreibenden gilt die Pflicht als erfüllt, wenn die Gewerbeanmeldung innerhalb dieser Woche erfolgt ist. Freiberufler melden sich selbst. Ob Sie als Unternehmer selbst versichert sind, hängt von Branche und Satzung ab.

    Rechtsgrundlage: § 192 Abs. 1 SGB VII

  3. – Gesetzliche Frist

    Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt

    Innerhalb eines Monats nach Beginn elektronisch über ELSTER. Darin schätzen Sie Umsatz und Gewinn, wählen gegebenenfalls die Kleinunternehmerregelung und beantragen die Steuernummer. Freiberufler melden die Aufnahme der Tätigkeit direkt dem Finanzamt. Rechnungen mit Umsatzsteuer erst mit Steuernummer oder USt-IdNr. schreiben.

    Rechtsgrundlage: § 138 Abs. 1, 1b, 4 AOPassender Rechner: Rechnung erstellen

  4. – Gesetzliche Frist

    Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich)

    Bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Monats übermitteln und zahlen; fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag. Neugründer melden im Gründungsjahr und im Folgejahr grundsätzlich monatlich; für 2021 bis 2026 richtet sich das nach der voraussichtlichen Steuer. Mit Dauerfristverlängerung (§ 46 UStDV) jeweils einen Monat später.

    Rechtsgrundlage: § 18 Abs. 1, 2 UStGPassender Rechner: Mehrwertsteuer-Rechner

  5. – Gesetzliche Frist

    Umsatzsteuer-Voranmeldung (vierteljährlich)

    Bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Kalendervierteljahres übermitteln und zahlen; fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag. Ab mehr als 9.000 € Steuer im Vorjahr wird monatlich angemeldet. Mit Dauerfristverlängerung (§ 46 UStDV) jeweils einen Monat später.

    Rechtsgrundlage: § 18 Abs. 1, 2 UStGPassender Rechner: Mehrwertsteuer-Rechner

  6. – Gesetzliche Frist

    Rentenversicherungspflicht prüfen und melden

    Bestimmte Selbstständige sind rentenversicherungspflichtig und müssen sich innerhalb von drei Monaten bei der Deutschen Rentenversicherung melden – unter anderem Lehrkräfte und Trainer, Pflegepersonen, Hebammen sowie Selbstständige, die im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine Angestellten haben.

    Rechtsgrundlage: § 190a Abs. 1 SGB VI

  7. – Empfehlung

    Einkommensteuer-Vorauszahlungen (falls festgesetzt)

    Setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, sind sie am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig. Die Höhe richtet sich nach Ihrer Gewinnschätzung – legen Sie laufend Geld für Einkommensteuer, Umsatzsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zurück.

    Rechtsgrundlage: § 37 Abs. 1 EStG

  8. – Gesetzliche Frist

    Steuererklärungen für das Gründungsjahr abgeben

    Einkommensteuererklärung mit Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR), Umsatzsteuer-Jahreserklärung und – bei Gewerbe – Gewerbesteuererklärung bis 31. Juli des Folgejahres, bei Wochenende oder Feiertag am nächsten Werktag. Mit Steuerberatung gilt eine längere Frist.

    Rechtsgrundlage: § 149 Abs. 2 AO

Ohne festen Termin, aber wichtig

  • Gesetzliche Frist

    Kleinunternehmer: Umsatzgrenzen im Blick behalten

    Keine Umsatzsteuer, keine Voranmeldungen, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, gilt die Regelung ab diesem Umsatz nicht mehr. Auf Rechnungen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung angeben.

    Rechtsgrundlage: § 19 UStGPassender Rechner: Rechnung erstellen

  • Gesetzliche Frist

    Krankenversicherung klären

    Jeder mit Wohnsitz in Deutschland muss krankenversichert sein. Wer aus einer Anstellung in die Selbstständigkeit wechselt, meldet das der Krankenkasse – als freiwilliges Mitglied richtet sich der Beitrag nach dem Einkommen. Der Wechsel in die private Krankenversicherung ist möglich, aber schwer umkehrbar.

    Rechtsgrundlage: § 193 Abs. 3 VVG

  • Empfehlung

    Geschäftskonto, Buchhaltung und Belegablage einrichten

    Getrenntes Konto für betriebliche Zahlungen, Belege von Anfang an geordnet ablegen (Aufbewahrung in der Regel acht bis zehn Jahre), Stundensatz kalkulieren und eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben anlegen.

    Passender Rechner: Stundenlohn-RechnerPassender Rechner: Rechnung erstellen

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Ergebnis

So wird gerechnet

So funktioniert die Checkliste

Sie geben den Tag ein, an dem Ihre Tätigkeit beginnt, und wählen Gewerbe oder freien Beruf sowie Ihren Umsatzsteuer-Status. Der Assistent zeigt die Pflichten mit Datum, sortiert nach Fälligkeit. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Einkommensteuer-Vorauszahlungen erscheinen alle Termine des ersten Jahres; fällt ein Steuertermin auf Samstag, Sonntag oder einen bundesweiten Feiertag, verschiebt der Assistent ihn auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Mit dem Kalender-Knopf landen alle Termine als .ics-Datei in Ihrem Kalender.

Die wichtigsten Fristen beim Start

Grenzen

Die Checkliste ersetzt keine Steuerberatung. Genehmigungspflichtige Gewerbe, Handelsregister, GmbH-Gründung, Mitarbeiter und die Künstlersozialkasse sind nicht abgebildet. Landesfeiertage verlängern Steuerfristen zusätzlich; die angezeigten Termine liegen daher nie zu spät.

Häufige Fragen

Was muss ich beachten, wenn ich mich selbstständig mache?

Gewerbe anmelden (nicht bei freien Berufen), innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben, Umsatzsteuer-Status klären, Krankenversicherung regeln, Rentenversicherungspflicht prüfen und von Anfang an Belege sammeln. Die Checkliste zeigt jeden Punkt mit Datum.

Wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Gleichzeitig mit dem Beginn der Tätigkeit (§ 14 Abs. 1 GewO) – nicht erst, wenn die ersten Einnahmen fließen. Wer zu spät anmeldet, handelt ordnungswidrig.

Bis wann muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt sein?

Innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit (§ 138 Abs. 4 AO). Er wird elektronisch über ELSTER übermittelt; danach bekommen Sie Ihre Steuernummer.

Wann ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig?

Am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG), also am 10. des Folgemonats bzw. nach Quartalsende. Mit Dauerfristverlängerung einen Monat später (§ 46 UStDV).

Bin ich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit?

Ja, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 UStG, Stand 2026). Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus, dürfen aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Muss ich mich als Selbstständiger bei der Rentenversicherung melden?

Nur wenn Sie zu den rentenversicherungspflichtigen Gruppen gehören, etwa Lehrkräfte, Pflegepersonen, Hebammen oder Selbstständige mit im Wesentlichen einem Auftraggeber. Dann innerhalb von drei Monaten nach Beginn (§ 190a SGB VI).

Quellen und Rechtsgrundlagen

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