XRechnung Viewer: so öffnen und prüfen Sie eine E-Rechnung
Ein XRechnung Viewer macht aus der XML-Datei einer E-Rechnung wieder eine lesbare Rechnung mit Absender, Positionen, Steuer und Zahlungsdaten. Öffnen Sie die Datei nicht im Browser oder Texteditor, sondern in einem Viewer oder Validator; gute Programme prüfen dabei auch gleich die Geschäftsregeln der EN 16931 und zeigen, ob Summen und Pflichtangaben zusammenpassen.
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XRechnung öffnen: Wie kann ich eine XRechnung lesen?
Eine XRechnung ist kein Dokument zum Anschauen, sondern ein strukturierter Datensatz im XML-Format. Öffnen Sie sie per Doppelklick, zeigt der Browser oder Editor nur verschachtelte Tags. Lesbar wird sie erst durch eine Visualisierung, die die Felder in eine Rechnungsansicht übersetzt.
Die XRechnung gibt es in zwei technischen Varianten, der UN/CEFACT-Syntax CII und der OASIS-Syntax UBL. Welche vorliegt, erkennen Sie am ersten Element der Datei: CrossIndustryInvoice steht für CII, Invoice oder CreditNote für UBL. Ein guter Viewer kann beide.
- Anhang aus der Mail speichern oder direkt über „Öffnen mit“ an den Viewer geben, nicht umbenennen.
- Prüfen, ob die Datei auf .xml endet (reine XRechnung) oder ein PDF ist, das ein XML enthält (ZUGFeRD / Factur-X).
- Im Viewer Absender, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuerbeträge und Bankverbindung kontrollieren.
- Das Original unverändert aufbewahren; die Ansicht oder ein daraus erzeugtes PDF ist nur eine Lesekopie.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Die XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X) ist ein PDF/A-3, in das die XML-Daten eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML.
Bei ZUGFeRD zählen nur die Profile ab EN 16931 als E-Rechnung; die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten. Weichen sichtbarer PDF-Teil und XML voneinander ab, sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateityp | XML (CII oder UBL) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) |
| Ohne Software lesbar | nein | ja, der PDF-Teil |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, Behörden | Unternehmen untereinander |
| Gilt als E-Rechnung | ja | ab Profil EN 16931 (nicht MINIMUM, BASIC WL) |
| Käuferreferenz (BT-10) | Pflichtfeld, bei Behörden die Leitweg-ID | optional, außer der Empfänger verlangt sie |
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Das Ausstellen wird nach § 27 Abs. 38 UStG gestaffelt Pflicht, Übergangsfristen erlauben bis dahin Papier und andere elektronische Formate.
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise; Rechnungen an Privatpersonen bleiben ebenfalls frei wählbar.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 01.01.2027 | Ausstellen Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. |
| 01.01.2028 | Ausstellen Pflicht für alle Unternehmen. |
E-Rechnung prüfen: Worauf sollte ich achten?
Prüfen Sie zuerst den Inhalt wie bei jeder Rechnung, dann die Technik. Ein Validator meldet Verstöße gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 (Regel-IDs wie BR-CO-14) und der deutschen Ergänzung (BR-DE-…). Fehler bedeuten meist, dass Pflichtangaben fehlen oder Summen nicht stimmen; Warnungen sind Hinweise, die Sie bewerten sollten.
Ein typischer Rechenfehler: Die Umsatzsteuer-Summe passt nicht zur Aufschlüsselung, etwa 85,40 Euro angegeben, 85,50 Euro aus den Positionen gerechnet. Dann beim Absender eine korrigierte Rechnung anfordern, statt selbst nachzubessern.
- Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum und Leistungszeitraum vollständig?
- Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto rechnerisch korrekt, auch je Steuersatz?
- IBAN mit gültiger Prüfziffer und dieselbe Bank wie bei früheren Rechnungen? Eine plötzlich geänderte Bankverbindung immer über einen bekannten Kontaktweg bestätigen lassen.
- Bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID (BT-10) vorhanden?
- Bei ZUGFeRD: Stimmt der sichtbare PDF-Teil mit den XML-Daten überein?
XRechnung in PDF umwandeln – reicht das?
Für das Weiterleiten oder Ablegen zum Lesen ist ein PDF aus der Viewer-Ansicht praktisch. Es ersetzt die E-Rechnung aber nicht: Aufbewahrt werden muss die Datei im Originalformat, so wie sie empfangen wurde, und zwar unveränderbar für die gesetzliche Frist.
Ein normales PDF ohne eingebettetes XML ist umgekehrt keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Ab den Pflichtterminen oben können Sie ein solches PDF im B2B-Verkehr nicht mehr als Ersatz akzeptieren bzw. verschicken.
So hilft Klarbon als XRechnung Viewer auf dem Handy
Klarbon ist ein XRechnung Viewer für Android: Die App öffnet XRechnung (CII und UBL, auch Gutschriften) sowie ZUGFeRD und Factur-X direkt aus der Mail- oder Datei-App und zeigt die Rechnung lesbar statt als XML. Die Rechnungen werden auf dem Gerät verarbeitet, ein Konto gibt es nicht.
- Lesbare Ansicht mit Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Positionen, USt-Aufschlüsselung, Summen, Zahlungsdaten, Hinweisen und Anhängen.
- Bei ZUGFeRD und Factur-X liest Klarbon das XML selbst aus dem PDF, nichts muss entpackt werden.
- Ein Tipp kopiert IBAN, Betrag, Verwendungszweck oder Rechnungsnummer, etwa für das Banking.
- Kurzprüfung mit Ampel nach den wichtigsten Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung: Anzahl der Fehler und Warnungen und der erste Befund im Klartext.
- Mit Pro: vollständiger Prüfbericht mit Regel-ID und Erklärung, Export als PDF, Positionen als Tabelle oder CSV, unbegrenzter Verlauf mit Suche und Stapel-Import mehrerer Dateien.
Was die App nicht kann
Klarbon prüft die wichtigsten Regeln mit eigener Umsetzung und ersetzt weder die offizielle KoSIT-Validierung noch eine steuerliche Beratung im Einzelfall. Die App erstellt keine E-Rechnungen und verschickt nichts; es gibt sie nur für Android.
Preis
Ansehen, Kopieren, Kurzprüfung und der Verlauf der letzten 3 Rechnungen sind kostenlos; Klarbon Pro kostet in Deutschland 2,49 € im Monat oder 12,99 € im Jahr, ohne Probeabo und jederzeit in Google Play kündbar. Die Gratisversion zeigt Werbung, Pro ist werbefrei. Die App entwickeln wir selbst; bei Google Play erscheint sie unter dem Entwicklernamen InfinityAkhi.
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Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung einfach im Browser öffnen?
Öffnen ja, lesen kaum: Der Browser zeigt nur den XML-Code. Für eine Rechnungsansicht brauchen Sie einen XRechnung Viewer oder eine Visualisierung im Buchhaltungsprogramm.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. E-Rechnungen sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Muss ich als kleines Unternehmen schon E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im Inland, unabhängig von der Größe. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Was bedeutet eine Fehlermeldung wie BR-CO-14?
Das ist die Kennung einer Geschäftsregel der EN 16931. BR-CO-14 prüft, ob die Umsatzsteuer-Summe der Rechnung zur Summe der Aufschlüsselung passt. Bei einem Fehler fordern Sie beim Absender eine korrigierte Rechnung an.
Funktioniert Klarbon ohne Internet?
Öffnen, Anzeigen und Prüfen laufen auf dem Gerät. Netz nutzt die App laut Store-Beschreibung nur für Google Play Billing und anonyme Nutzungszähler.
Quellen
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