Kalkulator delegacji krajowej 2026

Kalkulator delegacji rozlicza krajową podróż służbową według rozporządzenia o należnościach za podróże służbowe. Wpisz datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, zapewnione posiłki i noclegi, a kalkulator policzy dietę (45 zł za dobę), ryczałty za nocleg i komunikację miejscową, zwrot za hotel i kilometrówkę za prywatne auto.

Źródło: § 2, § 3 ust. 3–4, § 7 ust. 1–4, § 8 ust. 1–5, § 9 ust. 1–3 (odczytano 06.10.2026), Rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190). Stan na: .

Także śniadania w cenie hotelu – każde obniża dietę o 25 % (11,25 zł).
Każdy obiad obniża dietę o 50 % (22,50 zł).
Każda kolacja obniża dietę o 25 % (11,25 zł).
zł
Zwrot najwyżej 900 zł za dobę hotelową (20 × dieta), chyba że pracodawca zgodzi się na więcej.
Gdy nie zapewniono noclegu i nie masz rachunku; nocleg co najmniej 6 godzin między 21 a 7.
Nie przysługuje, gdy nie ponosisz kosztów dojazdów albo pracodawca zwraca je według biletów.
km
Liczone tylko, gdy wybierzesz pojazd powyżej.
zł
Moje narzędziaWpisane dane są zapisywane tylko w tej przeglądarce.

Wynik

Razem do zwrotu
446,75 zł
Dieta po potrąceniach
78,75 zł
Noclegi
350,00 zł
Czas podróży
35:00 h – pełne doby: 1, reszta 11:00 h
Jak to policzono
  • Dieta: pełne doby: 1, reszta 11:00 h → 2 diety × 45 zł = 90,00 zł (reszta do 8 h – 50 %, ponad 8 h – 100 %).
  • Potrącenie za posiłki: 1 × 25 % + 0 × 50 % + 0 × 25 % diety = 11,25 zł; dieta do wypłaty 78,75 zł.
  • Hotel: 1 × 350,00 zł = 350,00 zł.
  • Ryczałt na komunikację miejscową: 2 rozpoczęte doby × 9 zł (20 % diety) = 18,00 zł.
  • Razem do zwrotu: 446,75 zł.
Stawki 2026 (dieta 45 zł od 1.01.2023), sprawdzono 06.10.2026. Wiążą pracodawców z budżetówki; w firmie prywatnej obowiązuje regulamin, ale dieta nie może być niższa niż 45 zł, a bez regulaminu stosuje się te same przepisy (art. 77⁵ KP). Nie liczy delegacji zagranicznych.

Jak to obliczamy

Dieta za krajową delegację wynosi w 2026 roku 45 zł za dobę. Za podróż do jednej doby: poniżej 8 godzin nic, od 8 do 12 godzin 22,50 zł, ponad 12 godzin 45 zł. Wyjazd 6.10.2026 o 7:00 i powrót 7.10.2026 o 18:00 z noclegiem w hotelu za 350 zł i śniadaniem w cenie to razem 446,75 zł.

Jak obliczyć dietę w delegacji krajowej?

Dietę liczy się od godziny wyjazdu do godziny powrotu (§ 7 ust. 2 rozporządzenia):

Czas podróżyDieta
do 1 doby, poniżej 8 h0 zł
do 1 doby, od 8 do 12 h22,50 zł (50 %)
do 1 doby, ponad 12 h45 zł
ponad dobę – każda pełna doba45 zł
ponad dobę – reszta do 8 h22,50 zł
ponad dobę – reszta ponad 8 h45 zł

Przykłady: 10 godzin – 22,50 zł; 12 godzin i 1 minuta – 45 zł; 32 godziny (doba + 8 h) – 67,50 zł; 35 godzin (doba + 11 h) – 90 zł.

Potrącenie za posiłki

Jeśli pracodawca albo hotel zapewnia bezpłatne posiłki, dietę zmniejsza się o 25 % za śniadanie (11,25 zł), 50 % za obiad (22,50 zł) i 25 % za kolację (11,25 zł) – § 7 ust. 4 i 5. Przy całodziennym bezpłatnym wyżywieniu dieta nie przysługuje.

Przykład: delegacja z noclegiem

  1. Wyjazd 6.10.2026 o 7:00, powrót 7.10.2026 o 18:00 – 35 godzin, czyli doba i 11 godzin: 2 diety = 90 zł.
  2. Śniadanie w cenie hotelu: −11,25 zł, dieta do wypłaty 78,75 zł.
  3. Hotel według rachunku: 350 zł (limit 900 zł za dobę).
  4. Ryczałt na komunikację miejscową: 2 rozpoczęte doby × 9 zł = 18 zł.
  5. Razem: 78,75 + 350 + 18 = 446,75 zł plus bilety.

Delegacja krajowa z kilometrówką

Gdy jedziesz prywatnym autem za zgodą pracodawcy, zamiast biletów dostajesz kilometrówkę: kilometry × stawka, najwyżej 1,15 zł za km przy silniku powyżej 900 cm³ (§ 3 ust. 4). Przykład: wyjazd na 12,5 godziny, 300 km własnym autem, obiad zapewniony – dieta 45 − 22,50 = 22,50 zł, kilometrówka 345 zł, razem 367,50 zł. Ryczałtu na komunikację miejscową wtedy zwykle się nie dolicza, bo na miejscu też jeździsz własnym autem (§ 9 ust. 2). Same kilometry policzysz w kalkulatorze kilometrówki.

Nocleg: hotel albo ryczałt

Przykład trzydniowy: 58 godzin (2 doby i 10 godzin) = 3 diety po 45 zł, minus 2 śniadania (22,50 zł) = 112,50 zł; 2 noclegi bez rachunku = 135 zł; komunikacja 3 × 9 = 27 zł; razem 274,50 zł.

Czy dieta z delegacji jest opodatkowana?

Nie – diety i inne należności za podróż służbową są zwolnione z PIT do wysokości z rozporządzenia (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT). W firmie prywatnej zasady może określić regulamin wynagradzania, ale dieta nie może być niższa niż 45 zł (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy).

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi dieta za delegację krajową w 2026 roku?

45 zł za dobę. Stawka obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. i nie zmieniła się w 2026 r.

Ile diety za wyjazd służbowy trwający 10 godzin?

22,50 zł, czyli połowa diety – podróż do jednej doby trwająca od 8 do 12 godzin. Powyżej 12 godzin należy się 45 zł, poniżej 8 godzin nic.

Ile wynosi ryczałt za nocleg w delegacji?

67,50 zł (150 % diety) za nocleg bez rachunku, trwający co najmniej 6 godzin między 21 a 7. Z rachunkiem pracodawca zwraca koszt hotelu do 900 zł za dobę.

O ile zmniejsza się dieta za śniadanie w hotelu?

O 25 % diety, czyli 11,25 zł. Obiad obniża dietę o 22,50 zł (50 %), a kolacja o 11,25 zł (25 %).

Ile wynosi ryczałt na komunikację miejscową?

9 zł (20 % diety) za każdą rozpoczętą dobę delegacji. Nie przysługuje, gdy nie ponosisz kosztów dojazdów, np. jeździsz autem służbowym.

Ile dostanę za delegację 6.10 od 7:00 do 7.10 do 18:00 z hotelem za 350 zł?

446,75 zł: dwie diety 90 zł minus śniadanie 11,25 zł, hotel 350 zł i ryczałt komunikacyjny 18 zł.

Źródła i podstawa prawna

Stan na: · Zasady redakcyjne

Podobne narzędzia